Die wichtigsten Tools für mehr Produktivität
Fragen Sie sich auch wie es manchen Menschen scheinbar immer gelingt ohne Stress und Druck Ihre Abgabetermine einzuhalten, am Tag immer mehr geschafft zu bekommen als nötig und trotzdem einen klaren Kopf zu behalten?
Dahinter steckt meist kein großes Geheimnis, sondern kleine und konsequent umgesetzte Strategien und Methoden. Bevor wir diese genauer unter die Lupe nehmen und erläutern, klären wir vorher was das Wort Produktivität überhaupt bedeutet. Produktivität bezeichnet eine wirtschaftliche Kennzahl, die das Verhältnis zwischen dem Output und dem Input beschreibt. So ist zum Beispiel die Menge, die produziert wird, der Output und die für den Prozess eingesetzten Mittel der Input.
Was macht produktive Menschen aus?
Produktiv arbeitende Menschen fühlen sich weniger unter Druck, erzielen schneller bessere Ergebnisse und sind zudem auch noch oftmals erfolgreicher, was auch dem Unternehmen zugutekommt. Von einer besseren Work-Life-Balance mal ganz abgesehen. Ist es nicht ein schönes Gefühl mit all seinen Aufgaben am Ende des Tages fertig zu sein?
Um die eigene Produktivität zu steigern ist es wichtig zu wissen, was einem selbst davon abhält produktiv zu sein. Einige Umweltfaktoren, wie z.B. das Wetter kann man nicht beeinflussen, aber man kann an seiner eigenen Herangehensweise arbeiten.
Jeder Mensch ist zu anderen Tageszeiten agiler und somit produktiver. Finden Sie raus, zu welcher Zeit Sie am besten arbeiten können und legen Sie die wichtigen Termine in dieses Zeitfenster. Ausreichend Schlaf, Pausen und Erholung sind essenziell, um den ganzen Tag über genug Energie zu haben. Dabei sollte man sowohl auf die Schlafquantität als auch die Schlafqualität achten. Die Nahrung ist ebenfalls sehr wichtig und sollte ausgewogen sein, damit der Körper genügend Nährstoffe bekommt und fit bleibt.
So können Sie konzentrierter arbeiten
Das hilft Ihrer Produktivität
- Verschiedene Tools und Techniken probieren
- Genügend schlafen
- Ausgewogene Ernährung
- Pausen machen
- Hochphasen nutzen
Die Produktivitätskiller
- Lärm und laute Umgebung
- Mails, Nachrichten und Benachrichtigungen oft checken
- Lange, unstrukturierte To-Do Listen
- Keine Pausen machen
- Alles alleine machen
- Privaten Stress mit auf die Arbeit nehmen
- Beruflichen Stress mit nach Hause nehmen
- 24/7 Erreichbarkeit
Produktivität steigern - mit einfachen Tricks und Tools
Viele Menschen haben Probleme damit, zu entscheiden, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und welche nicht. Sie schenken unwichtigen Tätigkeiten zu viel Aufmerksamkeit, wodurch Ihnen die Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben fehlt.
Lernen Sie auch mal „Nein“ zu sagen. Wenn Sie immer Ja zu allem sagen, verlieren sie irgendwann den Blick für das Wesentliche und werden erschöpft und überfordert sein. Es ist zwar schön und gut anderen Menschen zu helfen, aber wenn Sie dadurch Ihre eigene Arbeit vernachlässigen oder sogar aus den Augen verlieren, ist Ihnen damit auch nicht geholfen.
Mit Hilfe von To-Do Listen lassen sich Prioritäten besser einteilen und man hat alle zu erledigenden Aufgaben auf einem Zettel. Man kann sich täglich welche machen, wöchentlich oder auch monatlich.
Einige Methoden können Ihnen helfen, bessere Ergebnisse zu erzielen und mehr von der täglichen To-Do Liste abgearbeitet zu bekommen. Manchmal genügen auch schon kleine Änderungen oder Verbesserungen als am Vortag. Die Regelmäßigkeit und Disziplin sorgen dafür, dass Sie langfristig produktiv bleiben und Erfolge erzielen.
Im Folgenden listen und erläutern wir einige Methoden, die Ihren All- und Arbeitstag erleichtern und Sie produktiver werden lassen können.
Getting-Things-Done Methode (GTD) von David Allen
Diese Methode wurde von US- Amerikaner David Allen ins Leben gerufen. Es handelt sich hierbei um eine Sammelmanagement-Methode, bei der die alltäglichen Aufgaben niedergeschrieben werden, um den Kopf freizubekommen, um sich auf aktuelle Aufgaben besser konzentrieren zu können, da man das andere To-Dos nicht mehr im Hinterkopf behalten muss.
Als Grundprinzip gilt hier: Alle Aufgaben werden sofort schriftlich fixiert, um keine Aufgaben aus den Augen zu verlieren. So werden Sie entlastet, da Sie sich nicht mehr alles merken müssen. Durch die schriftliche Organisation kann sich Ihr Gehirn darauf verlassen, dass nichts vergessen wird und alles rechtzeitig erledigt wird. In Ruhephasen kann somit besser entspannt werden und der Fokus kann auf Aufgaben gelegt werde die aktuell in Bearbeitung sind.
Größere Aufgaben werden in kleine Teilaufgaben aufgeteilt, für die konkrete Termine festgelegt werden. Um sicherzustellen, dass Sie alle Aufgaben und Projekte im Blick behalten.
Insgesamt umfasst die Methode 5 Schritte:
- Sammeln
- Verarbeiten
- Organisieren
- Durchsehen
- Erledigen
Über Getting Things Done lassen sich ganze Bücher schreiben, so wie es David Allen selbst getan hat (Buch auf Amazon, kein Affiliate Link)
Die wichtigsten Aspekte fassen wir noch einmal in einem kommenden Blog Artikel zusammen - daher: BÜRO-TAXI auf LinkedIn folgen oder den Blog als Lesezeichen speichern.
Die Zwei Minuten Regel
Ins Leben gerufen wurde die zwei Minuten Regel von dem vorhin genannten US-Autor David Allen. Sie stammt aus seinem Buch „Getting-Things-Done“, welche wir in einem anderen Beitrag ausführlicher beschrieben haben.
Die Regel lautet: „Alles was Sie in unter zwei Minuten schaffen können, sollten Sie sofort erledigen.“ So werden kurze und kleinere Aufgaben schnell abgearbeitet und Sie können sich auf andere Aufgaben konzentrieren.
Oft setzen wir die falschen Prioritäten und erledigen unwichtige Dinge zuerst und schieben wichtige Aufgaben vor uns her. Grund ist eine falsche Zeiteinteilung. Laut David Allen ist Zeitmanagement nichts anderes als Selbstmanagement, denn uns selbst können wir managen aber die Zeit nicht. Die vergeht immer gleich schnell.
Bei der zwei-Minuten Regel wird erstmal nicht unterschieden, ob etwas wichtig ist oder nicht. Denn wenn eine Aufgabe in unter zwei Minuten zu erledigen ist, ist es erstmal nicht wichtig, ob sie dringend erledigt werden muss oder nicht. Was weg ist, ist weg! Die Aufgabe ist erledigt und der Kopf ist frei für die anderen Aufgaben.
Diese Methode spart nachhaltig Zeit. Das Schöne an dieser Methode ist, dass Sie sie überall anwenden könne. Ob zuhause beim Putzen oder im Büro Ihrer Arbeit nachgehen.
Pomodoro-Technik
Seit ihrer Erfindung von Francesco Cirillo in den Achtzigerjahren gilt die Pomodoro- Technik als eine der effektivsten und einfachsten Methoden. Als Francesco nach einer Methode suchte, um gegen Ablenkungen im Alltag zu kämpfen, stoppte er die Zeit mit einer Küchenuhr in Form einer Tomate- eine „Pomodoro".
Bei dieser Methode wird in Intervallen gearbeitet. Konzentrierte Arbeitsphasen wechseln sich mit regelmäßigen kurzen und längeren Pausen ab. Die Intervalle nennt Cirillo Pomodori. Nach einer Arbeitszeit von 25 Minuten folgen 5 Minuten Pause. Diese Abfolge wiederholen sie vier bis fünfmal. Nach vier Pomodori sollten sie eine längere Pause von 20 -30 Minuten einplanen.
Die Pomodoro- Technik bringt verschiedene Vorteile mit sich. Sie werden fokussierter arbeiten können, wenn Sie alle anderen Ablenkungen für 25 Minuten außer Acht lassen oder sogar Abschalten. Durch die Pausen in einem Pomodori, gelingt es Ihnen den Kopf wieder freizubekommen und durchzuatmen. Dann können Sie wieder konzentriert an die nächsten 25 Minuten gehen. In den Pausen ist es zu empfehlen, nicht an Ihrem Rechner sitzenzubleiben. Stehen Sie auf und laufen ein Stück, meditieren oder lesen Sie.
Für die lange Arbeit am Rechner empfehlen wir kostenlose Pomodoro Timer, die browserbasiert sind, sodass Sie sich nicht einmal eine Software installieren müssen. Hier eignen sich zum Beispiel:
Bei diesen Timern können Sie ganz einfach auf Start klicken und der Timer läuft. Sie können sofort mit der Arbeit starten. Zudem können wir Tomighty - App für Windows und Mac empfehlen.
Alternativ können Sie sich auch eine App auf Ihrem Smartphone herunterladen. Wir empfehlen:
Die 52-17 Methode
Diese Methode soll Ihnen dabei helfen Ihren Arbeitstag besser zu strukturieren und Aufgaben produktiver zu erledigen. Dazu soll die Konzentration durch regelmäßige Pausen gesteigert werden.
Forscher der Draugiem Group aus Lettland fanden heraus, dass Mitarbeiter die Pausen einlegen, produktiver waren. Es kommt somit nicht auf die Stunden an, die jemand vor dem Schreibtisch sitzt, sondern darauf, wie er diese Stunden strukturiert.
Nach 52 Minuten Arbeit, folgen 17 Minuten Pause. Da die Kapazitäten des Gehirns begrenzt sind und es nach einiger Zeit ermüdet, wenn es beansprucht wird, ist es sinnvoll rechtzeitig und genügend Pausen einzulegen. Das Gehirn kann sich rund eine Stunde konzentrieren, danach sollten Sie eine Pause einlegen.
Um diese Methode umzusetzen, schreiben Sie sich am besten einen Tagesplan und schauen welche Aufgabe, wie lange dauert. Größere Aufgaben können unterteilt werden, damit sie in die 52 Minuten Arbeitszeitblöcke passen. Bei längeren Meetings geht dies natürlich nicht. Bei Kunden-Telefonaten, Mails schreiben, Präsentationen erstellen oder Dokumente bearbeiten allerdings schon.
Die 80/20 Regel
Auch bekannt als das Pareto Prinzip, etablierte Vilfredo Pareto die 80/20 Regel für mehr Produktivität im Alltag und bei der Arbeit in den Anfängen des 20. Jahrhunderts. Pareto führte als Ingenieur, Soziologe und Ökonom einige Untersuchungen durch. Unteranderem untersuchte er die Verteilung des Volksvermögens in Italien. Seinen Forschungen zeigten, dass rund ein Fünftel, sprich 20% der italienischen Staatsbürger über 80% das gesamte Staatsvermögen verfügten. Daraus leitete er ab, dass sich die Banken auf die wohlhabenden 20% der Bevölkerung fokussieren sollten, um mehr Profit zu machen. Im Umkehrschluss würden die Banken mit 20% ihrer aufgewendeten Zeit 80% der italienischen Bürger betreuen können.
Das Pareto Prinzip besagt also, dass man mit nur 20% Arbeitsaufwand 80% seines angepeilten Ergebnisses erreichen kann.
Der Zweck der 80/20 Regal ist es also, mit möglichst geringem Aufwand einen großen Erfolg zu erzielen. Wenn Sie Ihre Prioritäten richtig setzen und sich auf eine Aufgabe fokussieren, können Sie auch mit weniger Zeitaufwand ein gutes Ergebnis erreichen.
Die Gefahr ist, dass einige Aufgaben an Wichtigkeit verlieren und man somit auch nicht auf die 80% Ergebnis kommt, sondern auf weniger. Dazu lassen sich nicht alle Aufgaben mit 20% des Aufwandes bearbeiten.
Mit dem Pareto-Prinzip lassen sich Aufgaben besser priorisieren. Das kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, welche Aufgaben dringender erledigt werden müssen als andere.
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